【対象製品】キマルーム Sign
管理会社が仲介会社・申込者とキマルーム Sign上でチャットでやり取りをする方法についてご案内します。
チャットを送信する
受信したチャットを確認する
チャットを削除する
チャットをクローズする
チャットを再開する
【管理会社がチャットを送信する】
１．申込詳細画面から、チャットの送り先をクリック
２．メッセージを入力し「送信」をクリック
３．メッセージが送信される
仲介会社にメッセージ通知メールが送信されます。
【管理会社が受信したチャットを確認する】
１．通知メールのURLをクリックする
メッセージを受信すると、メールで通知されます。
※メール通知設定については、コチラをご確認ください。
申込・受付一覧からもチャットの確認が可能です。
２．新着メッセージがある送信元をクリック
【管理会社がチャットを削除する】
管理会社が送信したチャットメッセージは削除が可能です。仲介会社からのチャットは添付ファイルのみ削除が可能となります。
※該当の申込に対する参照権限があれば、自分の投稿でなくても削除が可能です。
※仲介会社からのチャットメッセージは削除できません。
【管理会社がチャットをクローズする】
チャットをクローズする方法は、ステータスを「契約業務完了に変更する」と「自動クローズ設定する」の2種類ございます。
ステータスを契約業務完了に変更する
ステータスを「電子契約完了」から「契約業務完了」に変更するとチャットがクローズします。
電子契約完了後の自動クローズを設定する
ステータスを「契約業務完了」にせず「電子契約完了」のステータスを維持した場合、チャットの継続利用が可能です。
「有効にする」を選択し、クローズするまでの日数を設定すると、電子契約完了後、自動で契約業務完了ステータスに遷移できます。
※クローズするまでの日数は、電子契約完了日時だけではなく最終チャットの日時も考慮されます。
※承認設定されていた場合でも自動クローズ設定が優先されます。
※「無効にする」に設定した場合でも電子契約完了後半年以上経った場合は、チャットのやり取りが続いていても自動で契約業務完了となります。
※デフォルト設定は「有効にする」「30日」になっております。
【管理会社がチャットを再開する】
〈電子契約の場合〉
「各種操作」から電子契約のステータスを「契約業務完了」から「電子契約完了」に変更することでチャットの再開が可能です。
１．「各種操作」のタブから「電子契約完了に戻る」を選択
「各種操作」から契約のステータスを変更します。
２．チャット機能が再開し、送受信が可能
〈電子契約をご利用ではない場合〉
「各種操作」からステータスを「紙で契約業務完了」から「紙で契約中」へ戻すことでチャットの再開が可能です。
１．「各種操作」のタブから「ステータスを戻す」を選択
２．「紙で契約中」へステータスを変更するとチャット機能が再開し、送受信が可能