【対象製品】キマRoom! Sign
〜既存の契約書で対応〜
セイルボート（東京都新宿区）は8月26日に電子申し込みサービス「キマRoom! Sign」の提供を開始し、数社が導入。管理戸数が１万戸以上のデベロッパー系列の管理会社が決まっているという。
同サービスは、賃貸物件の申込書を電子化するというものだ。申込時、タブレットペンで必要事項を記入してもらうと、手書き文字が、記入用の書面上にテキストデータ化される。利用者側は、今までの申込書を書く感覚とあまり変わらない。
特徴は転記機能だ。付帯商品や家賃債務保証会社の申し込みも行え、賃貸借の申し込み内容がそのまま利用できる場合は、入居希望者が同意ボタンを押すだけで、自動的に別の書類にも反映される。そのため、氏名や住所などの情報を書類ごとに何度も書き直す手間が省け、不動産会社側も申し込みにかかる時間が短くて済むのだ。
西野量社長は「特に重視したのは、不動産会社の業務をなるべく変えないこと」と話す。既存の賃貸借契約のフォーマットはそのまま利用でき、手書きの文字データを保存しておくことで、申込書をプリントアウトしたときに、これまでと変わらない、手書き文字が印刷された申込書が出てくる。
西野社長は「50〜60社からヒアリングをし、多かったのが、申し込みの書面を管理会社からFAXで送られた書類を、記入し、また送り返していたので管理会社の元に届いたときには手書きの文字がつぶれて見えないため、再送を頼むこともあるという話だった。賃貸ビジネスは、仲介会社と管理会社のキャッチボールで成り立っており、その流れを研究した」と話す。
まずは業法の改正などに関わりがなく、すぐできることから契約前に必ず行う申し込み業務向けのサービスを開発した。
「１年後は、契約業務の電子化サービスも提供していく」と西野社長は次なる展開を考える
〜利用企業の増加が優先課題〜
申し込み業務だけでも不動産会社の業務量はとてつもない数になる。
管理戸数１万戸では月に200件申し込みが発生する。賃貸借、家賃債務保証、付帯サービスなど複数の申し込みが発生し、600〜800枚にまで増加し、繁忙期になると1200〜1800にまで膨れ上がる。それだけのやり取りを仲介会社と管理会社間でファックスの送受信をしている事実だけで、申し込みの電子化サービスにチャンスがあることは明らかだった。
今後は、契約業務も含めどの会社の電子化サービスを活用するかが問題になってくる。
管理・仲介会社双方の者数をどれだけ増やしていくかで勝ち組が決まるだろう。